Wszystko co chcesz wiedzieć o evencie firmowym i musisz zapytać
Wydarzenia organizowane w ramach firm (zwane potocznie eventami firmowymi) to już także polska codzienność. Przybierają one różne formy zależnie od celu. Duże i małe firmy zapraszają na takie wydarzenia pracowników by podziękować im za ciężką pracę lub cele sprzedażowe. Mogą być to także formy reklamy i marketingu, by przyciągnąć do siebie większą liczbę klientów. Eventy firmowe mogą odnosić krótkotrwały lub długotrwały skutek. Jedno jest pewne – dobrze zorganizowane, stanowią tylko i wyłącznie wartość dodaną dla organizatora.
- Czy firmy powinny organizować imprezy?
„Impreza” nie brzmi z początku zbyt profesjonalnie, jednak już dawno okazało się, że dla powodzenia podmiotu często jest elementem kluczowym. Wykłady, spotkania, prelekcje, a wreszcie potańcówki, imprezy tematyczne i warsztaty – to wszystko składa się na morale, dobre samopoczucie pracowników i uznanie firmy wewnątrz jej struktur i na zewnątrz. W czasie pandemii, sprytniejsi szefowie i menadżerowie inwestowali w eventy online czyli wydarzenia organizowane w formie zdalnej z oczywistych względów bezpieczeństwa. Pandemia nie powstrzymała chęci integracji wśród pracowników ani konieczności promowania firmy w świecie. Nic więc dziwnego, że po jej zakończeniu, potrzeby te wzrosły znacząco.
Wydarzenia integracyjne można organizować zarówno w firmie, jak w pensjonacie za miastem. Domki letniskowe, wille czy uzdrowiska są pod tym względem najbardziej pożądanymi miejscówkami. Kilkudniowe wypady cieszą się wielkim zainteresowaniem i są bardzo doceniane przez pracowników. Nie zmienia to jednak faktu, że szampański wieczór w gronie koleżanek i kolegów z pracy potrafi zapaść w pamięci na długie, długie lata.
- Pokaż mi cel a powiem Ci, jaki event zorganizować
Wydarzenia dzielą się kilka rodzajów, zależnie od ich przeznaczenia. Jeśli chcemy nagrodzić naszych pracowników i podarować im chwilę wytchnienia, jest kilka możliwości. Kilkudniowe wyjazdy do pensjonatów lub w góry okraszone zdrową rywalizacją załatwią sprawę. Olimpiada integracyjna, konkurencje na świeżym powietrzu czy wreszcie ognisko i koncert to tylko jeden z miliona możliwości.
Eventy marketingowe mają na celu zachęcić przyszłych klientów do zainteresowania naszym podmiotem gospodarczym. Tutaj najlepiej sprawdzają się konferencje, targi czy swoiste szkolenia i prezentacje. .
- Liczy się każdy szczegół
Najistotniejszym aspektem każdego eventu jest zadbanie o każdy najdrobniejszy szczegół. Kilkudniowe wypadu za miasto wymagają dogrania dojazdu, noclegu, zajęć organizowanych w czasie tego wypadu, itp. Koncert oznacza znalezienie odpowiedniego artysty, zapewnienie mu odpowiedniego nagłośnienia, zaplecza i możliwości przygotowania się do występu.
Niemniej istotne są względy bezpieczeństwa. Event manager musi pamiętać, by każda konkurencja w ramach współzawodnictwa czy każda „impreza masowa” odbywała się bezpiecznie i zgodnie z przepisami BHP.
Lista rzeczy, o których trzeba pamiętać wydłuża się każdego dnia i dlatego właśnie firmy decydują się zlecać przedsięwzięcia agencjom eventowym
Bardzo ważnym aspektem jest plan awaryjny. Jeśli organizujemy imprezę na zewnątrz, musimy być przygotowani na ewentualność złej pogody, zimna, burzy i tym podobnych. Warto zakładać, że coś może pójść nie tak, by nie rozczarować uczestników odwołaniem całej zabawy. W razie, gdyby ulubiony artysta nie dojechał, warto mieć gry i zabawy na pocieszenie. To tylko niektóre przykłady sytuacji awaryjnych, na które warto być przygotowanym.
